Электронный документооборот в сфере трудовых правоотношений инструмент не новый и уже несколько лет активно используется компаниями. Однако, указанный способ на законодательном уровне урегулирован не был, что ставило в неудобное положение стороны, в случае несоблюдения порядка обмена документами в обход процедур, установленных Трудовым кодексом. С 22 ноября 2021[1] в Трудовой Кодекс внесены поправки, официально закрепляющие порядок внедрения электронного документооборота между работником и работодателем.
Понятие
Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (ЭДО) - создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК).
Какими документами можно обмениваться посредством ЭДО
Работник и работодатель могут обмениваться любыми документами, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись (ч. 2 ст. 22.1 ТК).
Какими документами нельзя обмениваться посредством ЭДО
Сохраняют письменную форму исчерпывающий перечень документов (ч. 3 ст. 22.1 ТК):
- Трудовые книжки и формируемые в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
- Акт о несчастном случае на производстве;
- Приказа (распоряжения) об увольнении работника;
- Документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Какую систему ЭДО использовать (информационная система)
Компании могут использовать следующие системы для электронного документооборота (ч. 4 ст. 22.1 ТК):
- Единую цифровую платформу в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» - https://trudvsem.ru (ч. 5 ст. 22.1. ТК);
- Иную систему (определяется работодателем) (ч. 6 ст. 22.1 ТК).
Переход на ЭДО – право или обязанность
- Работодатель:
- Работник:
Переход на ЭДО является правом, решение о переходе на ЭДО принимается исходя из внутренних организационных потребностей компании.
- Работник, имеющий трудовой стаж на дату 31.12.2021 может отказаться от перехода на ЭДО, работодатель обязан в случае отказа вести документооборот в письменной форме. Санкции в виде увольнения или отказа в приёме на работу к таким работникам за отказ от ЭДО применены быть не могут[2];
-
Работник, который принимается на работу после 31.12.2021 впервые (не имеет трудового стажа), отказаться от ЭДО, которое уже или будет внедрено в компанию работодателя не может
Как внедрить ЭДО в компании
Работодатель внедряет ЭДО путём принятия соответствующего локального нормативного акта (ч. 2 ст. 22.2. ТК). Ознакомление лица, поступающего на работу, с локальным нормативным актом об ЭДО может осуществляться в электронной форме (ч.11 ст. 22.2 ТК). Предполагается, что работники, которые на момент внедрения ЭДО работают в компании и имеют стаж работы до 31.12.2021 с локальным нормативным актом об ЭДО знакомятся в письменной форме. Также, согласие на использование ЭДО от работников, имеющих стаж работы до 31.12.2021 нужно получить в письменной форме (ч. 5 ст. 22.2 ТК).
Локальный нормативный акт об ЭДО должен содержать следующие сведения (ч. 2 ст. 22.2. ТК):
- сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот;
- порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
- срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.
Локальный нормативный акт об ЭДО может содержать следующие сведения (ч. 3 ст. 22.2 ТК):
- сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
- спорядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
- сслучаи, при которых допускается оформление документов, определенных абзацем четвертым части второй настоящей статьи, на бумажном носителе;
- спроцедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).
Список не исчерпывающий.
В исключительных случаях в форме электронного документа или электронного образа документа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе. В указанной ситуации работодатель также должен принять соответствующий локальный нормативный акт, в котором будет закреплён порядок обмена документами на определённый период времени (ч. 13 ст. 22.3 ТК).
Как подписывать документы
Исключительно усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) подписываются (ч. 1 ст. 22.3 ТК):
- трудовой договор и изменения к нему;
- договор о материальной ответственности и изменения к нему;
- ученический договор и изменения к нему;
- договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы и изменения к нему;
- приказ (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания;
- уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора.
Для подписания остальных документов стороны могут использоваться как УКЭП, так и иные способы, позволяющие идентифицировать личность подписавшего работника (ч. 5 ст. 22.3 ТК):
- усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
- усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
- простая электронная подпись.
Расходы
Работодатель несет расходы на создание и (или) эксплуатацию информационной системы работодателя, на создание, использование и хранение электронных документов (ч. 8 ст. 22.1. ТК), а также на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование (ч. 12 ст. 22.2. ТК).
1
Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»
2
Указанное положение введено, в первую очередь, в интересах работников старшего поколения, которым в силу определённых причин может быть не удобно использовать ЭДО
3
Предполагается, что работников, стаж работы которых начался после 31.12.2021, можно будет уволить или отказать в приеме на работу за отказ от использования уже внедрённого ЭДО или от перехода на ЭДО.