Experiment on electronic employment document flow (in Russian)

12 May 2020
Sphere (LF Academy), May 2020

5 мая 2020 вступил в силу закон, устанавливающий порядок проведения эксперимента по использованию отдельными работодателями и работниками документов, связанных с работой, в электронном виде без их дублирования на бумажном носителе («Закон»). Более детальные правила проведения эксперимента будут установлены положением о проведении эксперимента, которое должен утвердить Минтруд («Положение»). На данный момент Положение находится на стадии разработки.

1. Участники эксперимента

Участие в эксперименте как для работодателей, так и для работников является добровольным.

1.1. Работодатели

Перечень участвующих в эксперименте работодателей должен будет утвердить Минтруд [п.3 ст.4 Закона]. Критерии отбора еще не разработаны и, скорее всего, будут отражены в Положении. При этом сам Закон не содержит каких-либо прямых исключений (но в отношении работников такие исключения установлены — см. п. 1.2 ниже), и использует понятие «работодатель, изъявивший желание участвовать и участвующий в эксперименте в соответствии с положением о порядке проведения эксперимента» [пп.1 п.1 ст.2 Закона].

Для того, чтобы «изъявить желание участвовать», работодателю следует направить письмо-заявку в Минтруд, например, по электронной почте на адрес: mintrud@rosmintrud.ru.

На данный момент требования к содержанию такой заявки официально не установлены, поэтому она составляется в свободной форме. Рекомендуем отразить в заявке следующую информацию:

  • Реквизиты организации для ее идентификации (полное и сокращенное (при наличии) наименование, ОГРН, ИНН, адрес места нахождения);
  • Информацию об общей численности работников организации;
  • Намерение организации принять участие в эксперименте по электронному кадровому документообороту.
  • Более конкретные требования к содержанию заявки и способу ее направления могут быть установлены в Положении.

При этом само по себе направление заявки в Минтруд не может автоматически означать начало участия работодателя в эксперименте, поскольку для этого работодатель должен быть включен в утвержденный Минтрудом перечень.

1.2. Работники

Перечень работников утверждает каждый участвующий в эксперименте работодатель самостоятельно. При этом, в соответствии с Законом эксперимент не применяется в отношении дистанционных работников и работников, временно направляемых работодателями к другим физическим или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала).

В перечень участвующих в эксперименте входят работники и лица, поступающие на работу, которые выразили добровольное письменное согласие на участие в эксперименте. Отказ от участия в эксперименте не может являться основанием для отказа в заключении трудового договора, изменения условий труда, увольнения работника по инициативе работодателя, а также прекращения с ним трудового договора в порядке, предусмотренном п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

В любой момент до начала проведения эксперимента, равно как и после его начала работник вправе отказаться от участия, уведомив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за 2 недели.

2. Сроки проведения эксперимента

Дату начала проведения эксперимента каждый работодатель определяет самостоятельно с учетом Положения. Эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно.

3. Подготовительные действия

Каждый участвующий в эксперименте работодатель до начала проведения эксперимента предпринимает следующие действия:

  • Уведомление работников

Не позднее чем за месяц до начала проведения эксперимента уведомляет каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента, а также о его праве отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте.

  • Определение перечня участвующих в эксперименте работников

В эксперименте могут принимать участие как все работники организации, так и работники ее отдельных структурных подразделений (с учетом ограничений в отношении отдельных категорий работников — см. п. 1.2 выше). Включать в перечень участвующих в эксперименте можно только тех работников, которые выразили свое добровольное письменное согласие на участие.

Также в перечень можно включать и принимаемых на работу новых сотрудников. При заключении трудового договора с новым сотрудником в период проведения эксперимента работодатель:

  • Уведомляет его о проведении эксперимента и знакомит под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;
  • Уведомляет его о праве отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте.
  • Определение перечня участвующих в эксперименте документов

Работодатель самостоятельно утверждает перечень видов связанных с работой документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент. Исключение составляют трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников: Закон запрещает их включение в этот перечень.

В перечень можно включить те документы, с которыми на данный момент работников обязательно знакомить под роспись и которые оформляются в бумажном виде. Например, трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, ученические договоры, а также изменения (дополнительные соглашения) к ним.

  • Разработка новых локальных актов или дополнение существующих в связи с проведением эксперимента и ознакомление работников с ними под роспись

Работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии) принимает или при необходимости вносит изменения в связанные с проведением эксперимента локальные нормативные акты, в том числе об использовании электронной подписи работодателем и работником, а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем связанных с работой электронных документов, содержащих персональные данные работников.

Определение электронной системы документооборота для проведения эксперимента

В целях создания, использования и хранения связанных с работой электронных документов работодатель создает информационную систему либо обеспечивает возможность использования в этих целях уже действующей системы, а также, при необходимости, обеспечивает возможность взаимодействия своей информационной системы с системой «Работа в России».

4. Последствия для работодателя в связи с участием в эксперименте

4.1. Возможность использовать электронную подпись

Использование электронной подписи имеет большой перечень преимуществ, среди них можно отметить:

  • ускорение процесса согласования и подписания документов,
  • более оперативное ознакомление работников с локальными актами компании,
  • забота об окружающей среде и экономия бумаги,
  • экономия времени сотрудников отдела кадров и т.д.

При этом участие в эксперименте не предоставляет проверяющим органам более широкий доступ к документам компаний-участников. Хранение электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, осуществляется либо в электронной системе документооборота работодателя, либо в системе «Работа в России», к которой работодатель может присоединиться.

Согласно п. 6 ст. 5 Закона работодатель при поступлении запросов уполномоченных органов и организаций, а также профессиональных союзов, в том числе при осуществлении государственного контроля (надзора), предоставляет им соответствующие связанные с работой электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, или копии указанных документов на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Таким образом, электронные документы будут предоставляться органам только по их запросу и в открытом доступе находиться не будут.

4.2. Возможность повлиять на законодательство

Одной из заявленных в Законе целей проведения эксперимента является подготовка предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и, при необходимости, в законодательство о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов.

По итогам проведения эксперимента каждый работодатель, скорее всего, должен будет подвести его итоги и направить Минтруду свои комментарии о выявленных недостатках электронного документооборота или же иные комментарии и пожелания, по аналогии с тем, как это было в ходе проведения эксперимента в 2018 году (напомним, что с 23 марта по 1 октября 2018 года проводился эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений, участие в котором приняли крупные компании-работодатели, в том числе РЖД, Газпромбанк, Ростелеком и ряд других).

Результаты проведения эксперимента и полученные от участников отзывы помогут законодателю выявить существующие недостатки и способствовать их устранению перед непосредственным переходом на электронный кадровый документооборот на постоянной основе.

4.3. Дополнительные расходы

В ходе проведения эксперимента именно работодатель несет расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работниками.

4.4. Дополнительные обязанности по защите данных

Работодатель должен обеспечивать защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту связанных с работой электронных документов от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий.