Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации подготовило законопроект, регламентирующий переход на электронные трудовые книжки («Законопроект»). По состоянию на дату публикации настоящего обзора Законопроект находится на этапе публичных обсуждений1.
Законопроект предусматривает, что с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работников ведутся только в электронном виде, за исключением работников, подавших до этой даты заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе.
После 1 января 2021 года такое заявление смогут подать только следующие категории работников:
- заключающие трудовой договор впервые;
- изменившие место работы;
- временно отсутствовавшие на работе до 1 января 2021 года.
С 1 января 2027 года Законопроект предлагает полностью отказаться от ведения трудовых книжек в бумажном виде.
С 2020 года Законопроект вменяет работодателю обязанность передавать в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности работника (о выполняемой работе и должности, об увольнении и основании прекращения трудового договора и т.п.). Надлежащим образом заверенные сведения о трудовой деятельности за период работы работодатель должен будет выдавать работнику по его заявлению, а также при увольнении. При приеме на работу работник будет предъявлять работодателю сведения о трудовой деятельности. При этом эти сведения работник сможет получить не только непосредственно у работодателя по последнему месту работы, но и также через Пенсионный фонд, многофункциональный центр или Единый портал государственных и муниципальных услуг.
Дополнительно Законопроект устанавливает переходный период до момента полного отказа от трудовых книжек в бумажном виде (с 2020 до 2027 года), в течение которого:
А. Работодатель должен провести следующие мероприятия:
- подготовку, принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости);
- внесение изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом России;
- обеспечение технической готовности к передаче сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде в информационную систему;
- уведомление работников об изменениях трудового законодательства, связанных с ведением сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде2.
Б. Работник с 1 января 2020 года вправе написать заявление работодателю о ведении трудовой книжки на бумажном носителе. Если работник такое заявление не написал, то с 1 января 2021 года работодатель выдает трудовую книжку на хранение работнику и таким образом освобождается от ответственности за ее хранение.
Законопроект направлен на оптимизацию процесса предоставления сведений в Пенсионный фонд, консолидирование хранения информации о трудовой деятельности работников. Дополнительно переход на электронную систему позволит сократить затраты компаний на ведение кадрового производства, уменьшение бумажного документооборота.
1 http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#departments=4&npa=85344 2 В том числе о праве ведения трудовой книжки до 2027 года на бумажном носителе по заявлению работника