Leading the Way in Russian Law
 


NEWS

more news

LEGAL UPDATES

more legal updates

EVENTS

more events

RECENT DEALS

Legal support of the fund established by inheritors of the famous Tove Jansson in monitoring online and offline infringements and protecting their copyrights to Moomin characters in Russia
more recent deals


RSS  RSS Feed to Articles

NEWS & PRESS RELEASES  |  ARTICLES  |  BOOKS  |  LEGAL UPDATES  |  MEDIA ROOM  |  RSS FEEDS  |  SUBSCRIBE


Эксперимент по электронному кадровому документообороту


5 мая 2020 вступил в силу закон, устанавливающий порядок проведения эксперимента по использованию отдельными работодателями и работниками документов, связанных с работой, в электронном виде без их дублирования на бумажном носителе («Закон»). Более детальные правила проведения эксперимента будут установлены положением о проведении эксперимента, которое должен утвердить Минтруд («Положение»). На данный момент Положение находится на стадии разработки.

1. Участники эксперимента
 
Участие в эксперименте как для работодателей, так и для работников является добровольным.
 
1.1. Работодатели
 
Перечень участвующих в эксперименте работодателей должен будет утвердить Минтруд [п.3 ст.4 Закона]. Критерии отбора еще не разработаны и, скорее всего, будут отражены в Положении. При этом сам Закон не содержит каких-либо прямых исключений (но в отношении работников такие исключения установлены – см. п. 1.2 ниже), и использует понятие «работодатель, изъявивший желание участвовать и участвующий в эксперименте в соответствии с положением о порядке проведения эксперимента» [пп.1 п.1 ст.2 Закона].
 
Для того, чтобы «изъявить желание участвовать», работодателю следует направить письмо-заявку в Минтруд, например, по электронной почте на адрес: mintrud@rosmintrud.ru. 
 
На данный момент требования к содержанию такой заявки официально не установлены, поэтому она составляется в свободной форме. Рекомендуем отразить в заявке следующую информацию:
 
  • Реквизиты организации для ее идентификации (полное и сокращенное (при наличии) наименование, ОГРН, ИНН, адрес места нахождения);
  • Информацию об общей численности работников организации;
  • Намерение организации принять участие в эксперименте по электронному кадровому документообороту.
  • Более конкретные требования к содержанию заявки и способу ее направления могут быть установлены в Положении.
 
При этом само по себе направление заявки в Минтруд не может автоматически означать начало участия работодателя в эксперименте, поскольку для этого работодатель должен быть включен в утвержденный Минтрудом перечень.
 
1.2. Работники
 
Перечень работников утверждает каждый участвующий в эксперименте работодатель самостоятельно. При этом, в соответствии с Законом эксперимент не применяется в отношении дистанционных работников и работников, временно направляемых работодателями к другим физическим или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала).
 
В перечень участвующих в эксперименте входят работники и лица, поступающие на работу, которые выразили добровольное письменное согласие на участие в эксперименте. Отказ от участия в эксперименте не может являться основанием для отказа в заключении трудового договора, изменения условий труда, увольнения работника по инициативе работодателя, а также прекращения с ним трудового договора в порядке, предусмотренном п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).
 
В любой момент до начала проведения эксперимента, равно как и после его начала работник вправе отказаться от участия, уведомив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за 2 недели.
 
2. Сроки проведения эксперимента
 
Дату начала проведения эксперимента каждый работодатель определяет самостоятельно с учетом Положения. Эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно.
 
3. Подготовительные действия
 
Каждый участвующий в эксперименте работодатель до начала проведения эксперимента предпринимает следующие действия:
 
  • Уведомление работников
Не позднее чем за месяц до начала проведения эксперимента уведомляет каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента, а также о его праве отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте.
 
  • Определение перечня участвующих в эксперименте работников
 
В эксперименте могут принимать участие как все работники организации, так и работники ее отдельных структурных подразделений (с учетом ограничений в отношении отдельных категорий работников – см. п. 1.2 выше). Включать в перечень участвующих в эксперименте можно только тех работников, которые выразили свое добровольное письменное согласие на участие.
 
Также в перечень можно включать и принимаемых на работу новых сотрудников. При заключении трудового договора с новым сотрудником в период проведения эксперимента работодатель:
 
  • Уведомляет его о проведении эксперимента и знакомит под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;
  • Уведомляет его о праве отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте.
  • Определение перечня участвующих в эксперименте документов
 
Работодатель самостоятельно утверждает перечень видов связанных с работой документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент. Исключение составляют трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников: Закон запрещает их включение в этот перечень.
 
В перечень можно включить те документы, с которыми на данный момент работников обязательно знакомить под роспись и которые оформляются в бумажном виде. Например, трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, ученические договоры, а также изменения (дополнительные соглашения) к ним.
 
  • Разработка новых локальных актов или дополнение существующих в связи с проведением эксперимента и ознакомление работников с ними под роспись
 
Работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии) принимает или при необходимости вносит изменения в связанные с проведением эксперимента локальные нормативные акты, в том числе об использовании электронной подписи работодателем и работником, а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем связанных с работой электронных документов, содержащих персональные данные работников.
 
Определение электронной системы документооборота для проведения эксперимента
 
В целях создания, использования и хранения связанных с работой электронных документов работодатель создает информационную систему либо обеспечивает возможность использования в этих целях уже действующей системы, а также, при необходимости, обеспечивает возможность взаимодействия своей информационной системы с системой «Работа в России».
 
4. Последствия для работодателя в связи с участием в эксперименте
 
4.1. Возможность использовать электронную подпись
 
Использование электронной подписи имеет большой перечень преимуществ, среди них можно отметить:
 
  • ускорение процесса согласования и подписания документов,
  • более оперативное ознакомление работников с локальными актами компании,
  • забота об окружающей среде и экономия бумаги,
  • экономия времени сотрудников отдела кадров и т.д.
 
При этом участие в эксперименте не предоставляет проверяющим органам более широкий доступ к документам компаний-участников. Хранение электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, осуществляется либо в электронной системе документооборота работодателя, либо в системе «Работа в России», к которой работодатель может присоединиться.
 
Согласно п. 6 ст. 5 Закона работодатель при поступлении запросов уполномоченных органов и организаций, а также профессиональных союзов, в том числе при осуществлении государственного контроля (надзора), предоставляет им соответствующие связанные с работой электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, или копии указанных документов на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Таким образом, электронные документы будут предоставляться органам только по их запросу и в открытом доступе находиться не будут.
 
4.2. Возможность повлиять на законодательство
 
Одной из заявленных в Законе целей проведения эксперимента является подготовка предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и, при необходимости, в законодательство о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов.
 
По итогам проведения эксперимента каждый работодатель, скорее всего, должен будет подвести его итоги и направить Минтруду свои комментарии о выявленных недостатках электронного документооборота или же иные комментарии и пожелания, по аналогии с тем, как это было в ходе проведения эксперимента в 2018 году (напомним, что с 23 марта по 1 октября 2018 года проводился эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений, участие в котором приняли крупные компании-работодатели, в том числе РЖД, Газпромбанк, Ростелеком и ряд других).
 
Результаты проведения эксперимента и полученные от участников отзывы помогут законодателю выявить существующие недостатки и способствовать их устранению перед непосредственным переходом на электронный кадровый документооборот на постоянной основе.
 
4.3. Дополнительные расходы
 
В ходе проведения эксперимента именно работодатель несет расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работниками.
 
4.4. Дополнительные обязанности по защите данных
 
Работодатель должен обеспечивать защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту связанных с работой электронных документов  от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий.
 

back to Articles   |   print page



TOP M&A
Legal Advisor
in Russia


Recommended in
All Key Practice Areas


Recommended Firm
for Dispute Resolution
in Russia


Best Life Sciences
Practice in Russia


Best Life Sciences practice,
recommended in corporate 

and M&A, dispute resolution 
in Russia


The Most Visible
Russian Law Firm


Recommended in
Key Practice Areas

Open Partnership: 
an inside look